Datenschutzerklärung

Wer für Ihre Daten verantwortlich ist

Für den Betrieb von ZeitFinder ist die Bächinger Musik GmbH verantwortlich. Bei Fragen zum Datenschutz oder zu Ihren persönlichen Angaben erreichen Sie uns unter info@zeitfinder.ch.

Wer eine Umfrage organisiert, bestimmt, welche Angaben für die Planung benötigt werden und mit wem Ergebnisse geteilt werden. Bei Umfragen einer Schule oder einer anderen Organisation beachten Sie bitte auch deren Datenschutzhinweise. Diese Erklärung informiert über die Datenbearbeitung durch ZeitFinder.

Welche Angaben wir verwenden und weshalb

ZeitFinder hilft, gemeinsame Termine und Stundenpläne zu erstellen. Dazu verwenden wir Umfragetitel, Termine, Namen oder Kürzel, Verfügbarkeiten sowie die weiteren Angaben, die Sie oder die organisierende Person eintragen. Dazu können E-Mail-Adressen, Unterrichtsdauern, zusätzliche Formularangaben und freiwillige Bemerkungen gehören.

E-Mail-Adressen verwenden wir, um Zugangs- und Bestätigungslinks sowie aktivierte Benachrichtigungen zu versenden. Bei Guthabenkäufen verarbeiten wir die für den Kauf und die Abrechnung erforderlichen Kontakt- und Zahlungsnachweise. Beim Credit-Kauf speichern wir ausserdem, welcher Fassung der Nutzungsbedingungen Sie zugestimmt haben und zu welchem Zeitpunkt. Für die Bearbeitung von Supportanfragen verwenden wir die Angaben, die Sie uns mitteilen.

Beim Aufruf der Webseite fallen Verbindungsdaten an, etwa IP-Adresse, Zeitpunkt und Browserangaben. Diese können zur Bereitstellung, Fehlerbehebung und Absicherung des Dienstes verarbeitet werden. Zur Verbesserung von ZeitFinder erfassen wir ausserdem, welche Funktionen verwendet werden, beispielsweise das Speichern von Verfügbarkeiten. Dazu werden die betreffende Umfrage, eine vorübergehende Sitzungskennung sowie die Geräte- und Browserkategorie gespeichert.

Ihre Angaben stammen von Ihnen selbst, von der Person, die Ihre Umfrage organisiert, oder entstehen bei der Nutzung des Dienstes. Geben Sie nur an, was für die Planung erforderlich ist. Vermeiden Sie Gesundheitsangaben und andere besonders vertrauliche Informationen in Bemerkungen und Anhängen. Wo kein vollständiger Name nötig ist, können Sie ein Kürzel verwenden. Ohne die für eine bestimmte Funktion notwendigen Angaben kann diese Funktion nicht genutzt werden.

Wer Ihre Angaben sehen kann

Bei neuen Umfragen ist die Ansicht «Wann können die meisten?» standardmässig eingeschaltet. Personen mit dem Umfragelink können die Namen und Verfügbarkeiten der Gruppe sehen. Die organisierende Person kann diese Ansicht für Teilnehmende ausschalten; dann sehen diese nur ihren eigenen Eintrag. Bestehende Umfragen behalten ihre bisherige Einstellung. Die organisierende Person kann alle Einträge der Umfrage einsehen und verwalten. E-Mail-Adressen und zusätzliche persönliche Formularangaben anderer Teilnehmender werden in der gemeinsamen Auswertung nicht angezeigt.

Über freigegebene Ergebnis- und Stundenplanlinks können ebenfalls Namen und Planungsergebnisse sichtbar werden. Persönliche Bearbeitungslinks und Adminlinks ermöglichen den jeweiligen Zugriff auf eine Umfrage. Behandeln Sie diese Links deshalb vertraulich und geben Sie sie nur an berechtigte Personen weiter. Aktivierte E-Mail-Benachrichtigungen können Angaben zur Umfrage enthalten.

Wenn Sie KI-Funktionen nutzen

Die gewöhnliche Termin- und Stundenplanberechnung erfolgt auf dem ZeitFinder-Server. Wenn Sie eine KI-Funktion verwenden, übermittelt ZeitFinder die dafür verwendeten Angaben an OpenAI. Dazu können Namen, Verfügbarkeiten, aktivierte Bemerkungen, Ihre Anweisungen sowie ausgewählte Dateien, Bilder und Sprachaufnahmen gehören.

Übermitteln Sie nur Inhalte, die Sie für diesen Zweck verwenden dürfen. Bei Angaben von Schülerinnen und Schülern müssen insbesondere die Datenschutzvorgaben der Schule und gegebenenfalls erforderliche Zustimmungen berücksichtigt werden. Eine KI-Funktion zu starten ersetzt diese Voraussetzungen nicht.

ZeitFinder weist OpenAI an, Anfragen und Antworten nicht für einen späteren Abruf zu speichern. Hochgeladene PDF-Dateien werden nach der Verarbeitung zur Löschung angefordert; zusätzlich wird für diese Dateien eine automatische Löschung nach einer Stunde eingestellt. Beim Anbieter können dennoch Daten für Sicherheitszwecke oder aufgrund gesetzlicher Pflichten verbleiben. Weitere Informationen finden Sie bei OpenAI zum Umgang mit API-Daten.

Zur Abrechnung und Verbesserung der KI-Funktionen speichert ZeitFinder Nutzungsnachweise und kann eingegebene Anweisungen sowie wiederverwendbare Auslegungen von Planungswünschen aufbewahren. Schreiben Sie daher auch in Anweisungen nur die erforderlichen persönlichen Angaben. Planungsvorschläge dienen als Entscheidungshilfe; ihre Prüfung und Verwendung liegt bei der organisierenden Person.

Welche Dienstleister beteiligt sind

Für einzelne Leistungen nutzen wir externe Dienstleister. Diese erhalten die Angaben, die für ihre jeweilige Aufgabe benötigt werden:

• Railway stellt die Hosting-Infrastruktur bereit. Die aktive Datenbank von ZeitFinder ist eine SQL-Datenbank (PostgreSQL).
• Resend versendet E-Mails und verarbeitet dafür Empfängeradressen und Nachrichteninhalte, gegebenenfalls einschliesslich persönlicher Zugangslinks.
• Stripe wickelt Zahlungen ab. Zahlungsangaben werden im Zahlungsprozess bei Stripe erfasst. ZeitFinder erhält die zur Zuordnung und Abrechnung des Kaufs erforderlichen Angaben.
• OpenAI verarbeitet die an die KI-Funktionen übermittelten Inhalte.

Daten können bei diesen Leistungen auch im Ausland verarbeitet werden, insbesondere in den USA. Die genaue Hostingregion und die bei den beteiligten Anbietern vereinbarten Schutzmassnahmen sind über den oben genannten Kontakt zu erfragen. Die verlinkten Informationen der Anbieter erläutern deren eigene Datenbearbeitung; sie ersetzen diese Erklärung nicht.

Gespeicherte Auswertungen

Der aktuelle Arbeitsstand Ihrer Auswertungen wird auf dem ZeitFinder-Server gespeichert. Dazu gehören Planungsergebnisse, KI-Ergebnisse, Gestaltung und Planungseinstellungen. Über den privaten Adminlink können Sie diesen Stand auch in anderen Browsern und auf anderen Geräten wieder öffnen. Vorhandene Ergebnisse aus noch verfügbaren Browser-Sitzungen werden beim Öffnen übernommen. Es ist dafür keine erneute KI-Berechnung erforderlich. Behandeln Sie den Adminlink vertraulich.

Was im Browser gespeichert wird

ZeitFinder speichert Eingaben und Ergebnisse vorübergehend in Ihrem Browser, damit Sie die Anwendung verwenden können. Der persönliche Teilnehmendenzugang und der Adminzugang pro Umfrage werden dauerhaft im selben Browser gespeichert, damit Sie beim erneuten Öffnen der Umfrage wiedererkannt werden. Dafür speichern wir nur die nötigen Zugangsschlüssel und bei Teilnehmenden die Kennung des Eintrags. Andere Angaben bleiben üblicherweise bis zum Ende der Tab-Sitzung erhalten. Wenn der Browser frühere Tabs wiederherstellt, können sie länger erhalten bleiben. Sie können diese Angaben über die Einstellungen Ihres Browsers entfernen. Auf dem Server gespeicherte Umfragen werden dadurch nicht gelöscht.

Für den geschützten Betreiberzugang wird ausserdem ein notwendiges Cookie verwendet, das die Anmeldung für bis zu acht Stunden aufrechterhält. Bewahren Sie persönliche Zugangslinks sicher auf, wenn Sie später wieder auf Ihre Umfrage zugreifen möchten.

Wenn Sie eine Sprache ausdrücklich auswählen, speichert ZeitFinder diese Einstellung für bis zu ein Jahr im Cookie „zf_language“. Ohne eigene Auswahl verwendet die Webseite die bevorzugten Sprachen Ihres Browsers, soweit Übersetzungen verfügbar sind. Das Sprach-Cookie enthält keine persönlichen Zugangslinks oder Umfrageinhalte.

Wie lange Angaben gespeichert bleiben

Umfragen bleiben gespeichert, bis ihre Löschung veranlasst wird; sie werden nicht nach einer festen Frist automatisch entfernt. Über Ihren persönlichen Bearbeitungslink können Sie Ihre Angaben ändern. Wenn Sie Ihren Eintrag löschen lassen möchten, wenden Sie sich an die organisierende Person oder an den oben genannten Kontakt. Organisierende können Teilnehmendeneinträge in der Verwaltung löschen.

Für Support, Sicherheit, Nutzungsstatistiken und KI-Nutzungsnachweise richtet sich die Aufbewahrung nach dem jeweiligen Zweck, dem erforderlichen Nachweis und gesetzlichen Pflichten. Es besteht dafür keine einheitliche automatische Löschfrist. Gesetzlich aufzubewahrende Geschäfts- und Abrechnungsunterlagen bleiben für die vorgeschriebene Dauer erhalten.

Datenbanksicherungen können frühere Datenstände enthalten und werden durch eine Löschung in der laufenden Anwendung nicht unmittelbar vollständig bereinigt. Informationen zu den geltenden Sicherungsfristen erhalten Sie auf Anfrage. Bei Dienstleistern können eigene gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Was bei einer Löschung geschieht

Wenn ein Teilnehmendeneintrag gelöscht wird, wird er aus der laufenden Umfrage entfernt. Gespeicherte Live-Ergebnisse und bisherige Ergebnisfreigaben werden zurückgesetzt. Bereits heruntergeladene oder weitergegebene Kopien, versandte E-Mails und auf anderen Geräten gespeicherte Ergebnisse werden dadurch nicht gelöscht. Für eine weitergehende Löschung, auch bei beteiligten Dienstleistern, können Sie sich an uns wenden.

Nach welchen Regeln wir Daten bearbeiten

Für die Datenbearbeitung gilt insbesondere das Schweizer Datenschutzgesetz. Soweit die Datenschutz-Grundverordnung der EU anwendbar ist, bearbeiten wir die zur Bereitstellung vereinbarter Leistungen erforderlichen Angaben zur Vertragserfüllung, einschliesslich vorvertraglicher Anfragen (Art. 6 Abs. 1 Bst. b DSGVO). Die Absicherung und Verbesserung des Dienstes stützt sich, soweit erforderlich und nach Interessenabwägung, auf unsere berechtigten Interessen an einem sicheren und funktionierenden Angebot (Bst. f). Gesetzlich vorgeschriebene Bearbeitungen beruhen auf einer rechtlichen Verpflichtung (Bst. c). Wo eine Einwilligung erforderlich ist, bildet diese die Grundlage (Bst. a). Für die Erhebung und Verwendung von Teilnehmerangaben durch Organisierende ist deren jeweilige Rechtsgrundlage massgeblich.

Welche Rechte Sie haben

Sie können nach dem anwendbaren Datenschutzrecht Auskunft über Ihre persönlichen Angaben verlangen und unrichtige Angaben berichtigen lassen. Sie können auch die Löschung verlangen. Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, können Sie der Bearbeitung widersprechen, eine Einschränkung verlangen oder Ihre Daten in einem übertragbaren Format erhalten. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder andere rechtliche Gründe können einer sofortigen Löschung entgegenstehen.

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Bearbeitung vor dem Widerruf bleibt davon unberührt. Für die Ausübung Ihrer Rechte schreiben Sie an info@zeitfinder.ch. Nennen Sie nach Möglichkeit die betroffene Umfrage. Zur Zuordnung und zum Schutz Ihrer Daten können wir einen geeigneten Identitätsnachweis verlangen.

Sie können sich auch an die zuständige Datenschutzaufsicht wenden. In der Schweiz ist dies der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB). Soweit die DSGVO gilt, können Sie sich insbesondere an die Aufsichtsbehörde Ihres Aufenthalts- oder Arbeitsorts wenden.