Informativa sulla privacy

Chi è responsabile dei dati

Bächinger Musik GmbH è responsabile della gestione di ZeitFinder. Per domande sulla protezione dei dati o sui Suoi dati personali, può contattarci all’indirizzo info@zeitfinder.ch.

Chi organizza un sondaggio decide quali dati siano necessari alla pianificazione e con chi condividere i risultati. Per sondaggi di scuole o altre organizzazioni, consultare anche le rispettive informative sulla privacy. La presente informativa descrive il trattamento dei dati da parte di ZeitFinder.

Quali dati utilizziamo e perché

ZeitFinder aiuta a organizzare appuntamenti comuni e orari delle lezioni. Utilizziamo titoli dei sondaggi, date e orari, nomi o abbreviazioni, disponibilità e altre informazioni inserite dall’utente o da chi organizza. Possono includere indirizzi e-mail, durate delle lezioni, campi aggiuntivi e note facoltative.

Usiamo gli indirizzi e-mail per inviare link di accesso e conferma e le notifiche attivate. Per gli acquisti di crediti trattiamo i recapiti e i giustificativi di pagamento necessari all’acquisto e alla fatturazione. Registriamo inoltre la versione delle condizioni d’uso accettata e il momento dell’accettazione. Per gestire le richieste di assistenza utilizziamo le informazioni forniteci.

Quando si visita il sito vengono generati dati di connessione, come indirizzo IP, data e ora e informazioni sul browser. Questi dati possono essere trattati per fornire il servizio, risolvere errori e garantirne la sicurezza. Per migliorare ZeitFinder registriamo inoltre le funzioni utilizzate, ad esempio il salvataggio delle disponibilità. A tale scopo memorizziamo il sondaggio interessato, un identificativo di sessione temporaneo e la categoria di dispositivo e browser.

I dati provengono dall’interessato, dalla persona che organizza il sondaggio o dall’utilizzo del servizio. Inserire solo quanto necessario alla pianificazione. Evitare dati sanitari e altre informazioni particolarmente riservate nelle note e negli allegati. Se il nome completo non è necessario, è possibile usare iniziali o abbreviazioni. Una funzione non può essere utilizzata senza i dati necessari al suo funzionamento.

Chi può vedere i dati

Nei nuovi sondaggi, la vista «Quando sono disponibili più persone?» è attiva per impostazione predefinita. Chi dispone del link del sondaggio può vedere i nomi e le disponibilità del gruppo. Chi organizza può disattivare questa vista per i partecipanti, che vedranno quindi solo la propria risposta. I sondaggi esistenti mantengono la loro impostazione attuale. Chi organizza può visualizzare e gestire tutte le risposte del sondaggio. Gli indirizzi e-mail e le ulteriori informazioni personali inserite nel modulo dagli altri partecipanti non sono mostrati nella panoramica del gruppo.

I link condivisi a risultati e orari possono rendere visibili anche nomi e risultati della pianificazione. I link personali di modifica e amministrazione consentono i rispettivi accessi a un sondaggio. Trattare questi link come riservati e condividerli solo con persone autorizzate. Le notifiche e-mail attivate possono contenere informazioni sul sondaggio.

Quando si usano le funzioni IA

Il normale calcolo degli appuntamenti e degli orari avviene sul server di ZeitFinder. Quando si utilizza una funzione IA, ZeitFinder trasmette a OpenAI i dati utilizzati a tale scopo. Possono includere nomi, disponibilità, note attivate, istruzioni e file, immagini e registrazioni vocali selezionati.

Trasmettere solo contenuti che si è autorizzati a usare per questo scopo. Per i dati degli studenti occorre rispettare in particolare le disposizioni della scuola sulla protezione dei dati e gli eventuali consensi necessari. Avviare una funzione IA non sostituisce questi requisiti.

ZeitFinder richiede a OpenAI di non conservare le richieste e le risposte per consultazioni successive. Dopo l’elaborazione viene richiesta l’eliminazione dei file PDF caricati; per questi file viene inoltre impostata l’eliminazione automatica dopo un’ora. Il fornitore può tuttavia conservare dati per motivi di sicurezza o per adempiere a obblighi di legge. Ulteriori informazioni sono disponibili nella documentazione di OpenAI sul trattamento dei dati dell’API.

Per la fatturazione e il miglioramento delle funzioni IA, ZeitFinder conserva registrazioni d’uso e può conservare le istruzioni inserite e interpretazioni riutilizzabili delle richieste di pianificazione. Inserire quindi solo i dati personali necessari anche nelle istruzioni. Le proposte di pianificazione aiutano a decidere; la loro verifica e il loro utilizzo spettano a chi organizza.

Quali fornitori sono coinvolti

Per alcuni servizi ci avvaliamo di fornitori esterni, che ricevono i dati necessari per svolgere i rispettivi compiti:

• Railway fornisce l’infrastruttura di hosting. La banca dati attiva di ZeitFinder è una banca dati SQL (PostgreSQL).
• Resend invia le e-mail e tratta a tal fine gli indirizzi dei destinatari e il contenuto dei messaggi, che può includere link di accesso personali.
• Stripe gestisce i pagamenti. I dati di pagamento vengono raccolti da Stripe durante la procedura di pagamento. ZeitFinder riceve le informazioni necessarie per associare e contabilizzare l’acquisto.
• OpenAI tratta i contenuti trasmessi alle funzioni di IA.

Nell’ambito di questi servizi, i dati possono essere trattati anche all’estero, in particolare negli Stati Uniti. La regione esatta di hosting e le misure di protezione concordate con i fornitori coinvolti possono essere richieste al recapito sopra indicato. Le informazioni dei fornitori accessibili tramite i link illustrano i loro trattamenti dei dati e non sostituiscono la presente informativa.

Risultati salvati

Lo stato attuale dei tuoi risultati viene salvato sul server ZeitFinder. Include i risultati della pianificazione, i risultati dell’IA, la grafica e le impostazioni di pianificazione. Puoi riaprirlo in altri browser e su altri dispositivi tramite il link di amministrazione privato. I risultati esistenti delle sessioni del browser ancora disponibili vengono importati all’apertura. Non è necessario un nuovo calcolo dell’IA. Mantieni riservato il link di amministrazione.

Cosa viene memorizzato nel browser

ZeitFinder memorizza temporaneamente le risposte e i risultati nel browser per consentire l’utilizzo dell’applicazione. L’accesso personale del partecipante e l’accesso amministratore a ciascun sondaggio vengono conservati in modo persistente nello stesso browser, così da riconoscerlo quando riapre il sondaggio. A questo scopo vengono memorizzate solo le chiavi di accesso necessarie e, per i partecipanti, l’identificativo della risposta. Gli altri dati rimangono normalmente fino alla fine della sessione della scheda. Possono essere conservati più a lungo se il browser ripristina le schede precedenti. È possibile rimuovere questi dati nelle impostazioni del browser. Questo non elimina i sondaggi memorizzati sul server.

Per l’accesso protetto del gestore viene utilizzato anche un cookie necessario che mantiene la sessione attiva per un massimo di otto ore. Conservare in modo sicuro i link di accesso personali per poter accedere nuovamente al sondaggio.

Se seleziona esplicitamente una lingua, ZeitFinder salva questa preferenza nel cookie «zf_language» per un massimo di un anno. In assenza di una scelta, il sito utilizza le lingue preferite del browser, se sono disponibili le relative traduzioni. Il cookie della lingua non contiene link di accesso personali né contenuti dei sondaggi.

Per quanto tempo vengono conservati i dati

I sondaggi restano memorizzati finché non ne viene richiesta la cancellazione; non vengono eliminati automaticamente dopo un termine fisso. È possibile modificare i propri dati tramite il link personale di modifica. Per far eliminare la propria risposta, contattare chi organizza il sondaggio o il recapito sopra indicato. Gli organizzatori possono eliminare le risposte dei partecipanti nell’area di amministrazione.

Per assistenza, sicurezza, statistiche d’uso e registrazioni dell’utilizzo dell’IA, la conservazione dipende dalla finalità, dalle prove necessarie e dagli obblighi di legge. Non esiste un termine unico di cancellazione automatica. I documenti commerciali e contabili soggetti a conservazione obbligatoria sono mantenuti per il periodo previsto dalla legge.

I backup del database possono contenere dati precedenti e non vengono ripuliti immediatamente e integralmente quando si eliminano dati dall’applicazione attiva. Le informazioni sui periodi di conservazione dei backup sono disponibili su richiesta. I fornitori possono essere soggetti a propri obblighi di conservazione legali o contrattuali.

Cosa succede in caso di cancellazione

Quando una risposta di un partecipante viene eliminata, viene rimossa dal sondaggio attivo. I risultati live salvati e le precedenti condivisioni dei risultati vengono azzerati. Ciò non elimina copie già scaricate o condivise, e-mail inviate o risultati salvati su altri dispositivi. Per una cancellazione più ampia, anche presso i fornitori coinvolti, è possibile contattarci.

Le regole del trattamento dei dati

Il trattamento dei dati è disciplinato in particolare dalla legge federale svizzera sulla protezione dei dati. Ove si applichi il regolamento generale sulla protezione dei dati dell’UE, trattiamo i dati necessari a fornire i servizi concordati per l’esecuzione del contratto, comprese le richieste precontrattuali (art. 6, par. 1, lett. b GDPR). La sicurezza e il miglioramento del servizio si basano, ove necessario e previo bilanciamento degli interessi, sul nostro legittimo interesse a un servizio sicuro e funzionante (lett. f). I trattamenti imposti dalla legge si basano su un obbligo legale (lett. c). Ove sia richiesto il consenso, esso costituisce la base giuridica (lett. a). La raccolta e l’utilizzo dei dati dei partecipanti da parte degli organizzatori sono soggetti alla rispettiva base giuridica.

I propri diritti

In base alla normativa applicabile sulla protezione dei dati, è possibile richiedere l’accesso ai propri dati personali e la rettifica di dati inesatti. È inoltre possibile richiederne la cancellazione. Se ricorrono i presupposti di legge, è possibile opporsi al trattamento, chiederne la limitazione o ricevere i dati in un formato portabile. Obblighi legali di conservazione o altri motivi giuridici possono impedire la cancellazione immediata.

Può revocare il consenso in qualsiasi momento con effetto per il futuro. La revoca non pregiudica il trattamento effettuato in precedenza. Per esercitare i Suoi diritti, scriva a info@zeitfinder.ch. Se possibile, indichi il sondaggio interessato. Per individuare e proteggere i Suoi dati, possiamo richiedere un documento idoneo a comprovarne l’identità.

Può inoltre rivolgersi all’autorità di controllo competente in materia di protezione dei dati. In Svizzera si tratta dell’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT). Qualora si applichi il RGPD, può rivolgersi in particolare all’autorità di controllo del luogo in cui risiede o lavora.